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ZH物业公司公文处理办法

更新:2018/4/16  阅读:  栏目:行政

ZH物业公司公文处理办法提要:登记公文,应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间、附件及办理情况等逐项记载清楚,以便今后核查收回和销毁

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  ZH物业公司公文处理办法

  为使公文处理规范化、制度化和科学化,提高公文处理的效率和质量,现根据有关规定并结合本公司实际,制定本办法。

  一、公文的处理

  1.公文的处理主要包括:公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。

  2.公文处理的基本原则是:及时、准确、规范、保密。

  二、公文格式

  1.发文单位名称在公文正上方。

  2.发文字号:包括发文年度、发文单位代号和发文顺序号,按序标识下方,文件为:"中航物管京字[年号]第XX号";通知为"**BJT[年号]-(文号)";规章制度为"**BJG[年号]-(文号)";文函为"**BJH[年号]-(文号)";日常管理工作手册为"**-BJ-RC-文件号/(表格号)";设施设备管理工作手册为"**-BJ-SB-文件号/(表格号)";环境管理工作手册为"**-BJ-HJ-文件号/(表格号)";消防管理工作手册为"**-BJ-XF-文件号/(表格号)";安全管理工作手册为"**-BJ-AQ-文件号/(表格号)"。

  3.正文:主送单位、部门名称及内容。

  4.公文用纸用公司统一印制的信签纸(16K)。

  5.文尾:发文单位、时间、主题词、抄送(抄报)部门、印发部门、签发人、份数等。

  三、公文的审批签发程序

  1.行文稿先由行文部门领导审核签名,再送行政部核稿,不属急件,一般不得将文稿呈送分公司经理。

  2.需会签的,送会签部门审稿,然后由行政部将符合要求的文稿送分公司经理签发。

  3.行政部编号签字并交文员打印。

  4.其它各部门均不得直接安排文员打印。

  四、公文办理

  1.登记公文,应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间、附件及办理情况等逐项记载清楚,以便今后核查收回和销毁。

  2.分发公文

  (1)一切外来公函,统一由行政部文秘签收、登记并及时分送。

  (2)根据公文性质和内容,由行政部主任提出处理意见,填写《文件阅办单》,送经理阅示,或根据需要交有关部门办理。

  3.承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文,以及转发翻印的公文等。承办请示的公文,先交行政部,由行政部登记后呈报经理阅示,经经理阅示后送相关部门执行或协调处理,时限一般不得超过一周。重要事项和重要问题的请示,可直接送经理审阅后批复,时限不得超过三天。承办公文部门要提高效率,及时催办和跟踪,避免延误。

  五、公文档案的管理

  1.凡是记述和反映本公司经营管理活动,具有查考价值的各种自制文件和已办理完毕的有保存价值的文件,均由行政部文秘统一管理,第二年上半年完成上一年度的文秘立卷归档工作。

  2.各部门代表分公司参加各种会议带回的文件,均不得自行保管和销毁,须转交行政部,实行统一管理;行政部文秘对归档文件按事理分类、编号,确定保管期限。

  3.对无保存价值的文件,要逐一填写清单,经行政部主任审批,并在收、发文本上注明,一年后予以销毁。

  4.借阅文件,应经行政部主任批准后方可。未经同意,不得抄摘和复印。

  5.各部门应建立相关制度,管理好本部门收到的各类文件资料,及时做好立卷、归档和销毁工作,有关分公司的工作情况通报和规章制度应及时传达到全体员工。


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