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公司房管部业务互控检查情况通报

更新:2018/6/13  阅读:  栏目:通告范文

公司房管部业务互控检查情况通报提要:房管部内部业务流程相关文件均由各业务块负责人保管(如车队、膳食、仓库等),如食堂筹建、配置,项目组建、开盘工作后勤服务

源 自物业管理资料

  公司房管部业务互控检查情况通报

  根据经营片区业务互控工作小组计划,工作小组成员于X月13日到房管部检查,现将将检查情况报告如下:

  [检查时间]:X月13日09:30--17:00

  [检查人员]:z

  [检查地点]:房管部本部、XX项目组

  [检查标准]:房管部业务督导标准及公司相关体系文件

  [检查问题点]:

  业务检查问题点汇总

  类别问题描述改进建议

  XX项目组XX办公楼现场摆放的灭火器没有检查记录。建议按体系要求检查并在灭火器上张贴检查记录。

  XX办公楼职员就餐厅厨房油烟抽风机控制箱电线接头裸露、无标识。为安全起见,建议加套PVC线管和张贴开关标识。

  XX办公楼大门的电动门、抽水泵供电线路接头、电线裸露。为安全起见,建议加套PVC线管保护。

  XX办公楼大门的电动门没有开关标识。建议完善标识,以防误操作,并整理线路。

  XX办公楼一楼楼梯口电表箱内有杂物。建议清理,整理,以防危险。

  XX办公楼各楼梯口消火栓无水和配件。建议在本楼拆除前/办公期间,在成本许可的情况下恢复消火栓的功能,或按体系要求配置灭火器,以防止出现火灾的风险。

  20**年2、3月份共19辆车,只有17份车辆检查记录。建议及时完善记录。

  粤**4的3月份维修费50元,没有填写《车辆报修单》报批。建议按部门的规定流程审批(特别是小金额),以有效控制费用。

  厨房没有安装漏电开关。在厨房环境潮湿情况下,为了工作人员的用电安全,建议各厨房安装漏电开关。

  XX仓库里代管物资(如办公椅、桌子等)现场没有清单,现场人员不清楚数量。建议对各项目仓库代管物资清单需放在现场,以便现场人员清点、保管,本部上班的仓管员造册备案。

  XX备用钥匙柜代地产保管的钥匙没有钥匙清单。要求按公司钥匙管理程序执行,制定钥匙清单及完善领借用手续。

  本部职能管理厨师ZJ健康证20--.1-.10过期,陈海兵的厨师证、健康证没有纳入岗位证书登记表。及时补办健康证,并需完善部门持证上岗人员的岗位证书。

  目前人员编制是189人(含第五园、FS项目组),第五园移交后实际只有56人。 建议及时调整部门组织架构及人员编制。

  合同管理方面,没有将履行完毕的合同及执行的合同分开管理,并且200X、20**年履行完毕的合同没有统一归档管理,容易混淆或遗漏。建议将执行的合同统一管理,将履行完毕合同归档。

  [改善建议]:

  1、规范资料管理;

  房管部内部业务流程相关文件均由各业务块负责人保管(如车队、膳食、仓库等),如食堂筹建、配置,项目组建、开盘工作后勤服务、接待等,建议房管部根据业务特点完善部门业务管理文件及相关审批流程,指定专人维护部门业务流程相关文件,这样有利于多项目操作时快速复制,有利于部门的规范化、制作化运作,同时有利于部门更换人员或新人尽快熟悉业务,不会因人员变动影响到部门工作的开展。

  2、进一步规范物资管理;

  房管部管理的物资类别多且杂,如食堂用材料、地产代管物资、捐赠物资、

  开盘物资、车队用品及公司后勤物资等,其中低值易耗品如食堂食品、煤气、碗碟、车队油料等更不易统计与规范,建议对部门内管理物资进行归类、细化,完善管理流程与标准,并借助网络平台及软件,解决远程、项目分散管理的难点。

  3、进一步规范食堂管理人员管理;

  房管部负责公司食堂管理,职能与业务管理双向结合,食堂管理人员有七十多人,食堂设立地点达二十个且零星分散,建议部门进一步细化食堂管理,如建立厨师资格等级、食堂规模等级、地产招待标准、内部招待标准等,并相应完善食堂职能、业务管理制度与流程,建立内部竞争与管理平台,同时建立、完善与之相适应的福利与激励机制。

  经营片区业务互控工作小组

  二○XX年X月X日


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