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地产顾问项目管理中的沟通及其他事项

更新:2016/6/4  阅读:  栏目:地产培训

地产顾问项目管理中的沟通及其他事项提要:一个比较完整的沟通管理体系,应该包含以下几方面的内容:沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾

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  地产顾问项目管理中的沟通及其他事项

  一、建立有效的项目经理沟通体系

  项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。项目管理的内容涉及到诸多方面,而在这些过程当中,沟通是贯穿始终,必不可少的一个工作,是项目经理日常工作的一个重要组成部分,这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。

  良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面,这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目完成质量。

  1、沟通管理体系

  一个比较完整的沟通管理体系,应该包含以下几方面的内容:沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。

  项目沟通计划是项目整体计划中的一部分,容易被忽视。没有完整的沟通计划,导致沟通非常混乱。

  以前在项目管理中,有的项目沟通也有效,但完全依靠客户关系或以前的项目经验,或者说完全靠公司领导或项目经理个人能力的高低。然而,严格说来,一种高效的体系不应该只在大脑中存在,也不应该仅仅依靠口头传授,必须要落实到规范的计划编制中。

  在编制项目沟通计划时,最重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。项目干系人的利益要受到项目成败的影响,因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户,而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干系人。所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否相同?信息传递的方式上有什么偏好?……都要进行仔细地分析,各种情形都要考虑到,分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求,这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。

  2、建立积极有效的沟通

  沟通管理的目的就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置,保证项目组内部的信息畅通。在这个过程当中,项目经理责无旁贷的成为信息传输的中心和中转站,同时又要避免成为信息流通的瓶颈。项目经理的沟通主要包括与业务部门的沟通、与部门领导的沟通、项目组内成员之间的沟通、与外联公司的沟通和与其他兄弟部门之间的沟通等等。

  (1) 、与业务部门的沟通

  与业务部门的沟通一般从项目前期阶段就开始了,在这工作当中,有以下几点需要注意:

  ①、充分分析业务部门的需求,以及需求的重点部分,沟通做到有的放矢;

  ②、让对方在一定程度上了解项目的现实情况,有困难一定先提出来,增进双方的相互理解;

  ③、在需求沟通中,业务的专家地位可能不很明显,项目组在有条件的前提下可以深入的参与业务需求讨论,甚至引导需求,即技术引导业务;

  ④、在项目过程中形成前期积极进行需求挖掘、中期合理安排客户体验、后期协调验证测试的良性循环;

  ⑤、如果沟通效果不理想,要及时上升问题的高度,寻求各级相关领导和职能部门的协助,合理的借用外部力量达到项目的既定目标。

  (2)、与部门领导的沟通

  由于职能部门的权限要大于项目经理的权限,所以项目经理在项目管理中一定会不断的和各职能部门打交道,同时项目经理还要定期的向本部门领导汇报项目情况,寻求项目支持。与部门领导的沟通有以下几点需要注意:

  ①、寻求支持的邮件一定要简练的描述问题的关键所在,需要领导哪方面的具体支持,最好根据具体问题给领导1-3个选择,并指出项目组倾向于哪个选择,原因是什么,而不是把问题直接扔给领导;

  ②、一定要清楚各级领导的权限和角色,解决问题时一定是要找到关键路径上的关键领导,避免信息同时发布多个领导,造成领导之间的沟通成本加大,影响问题的解决效率,增加领导协调解决问题的难度;

  ③、对于有些问题,不要一味的向领导妥协,不要一味的承诺实际不可能完成的项目工作,这既是对工作的负责,也是对领导、对项目组的负责。

  (3)、与项目组成员之间的沟通

  对于项目经理来说,规模较大的项目主要是与各应用的专业经理以及架构师之间的沟通。

  项目经理在沟通过程中,无论在接收何种方面信息,要对信息进行有效的确认。同时在沟通过程中项目经理要做到立场的合理切换,有时候要站在项目的立场上、有时候站在专业经理的立场上。最重要的是要坚持项目管理过程中的公正、公平原则,对项目所涉及应用不偏不倚,只谈问题的解决不谈个人问题。

  3、有效的沟通方法

  为增加沟通成功的可能性,使项目工作能按计划正常的开展,必须注意使用有效的沟通方法。沟通方法分为以下几种:

  ①、书面、口头;

  ②、会议、邮件、视频、电话;

  ③、正式、非正式。

  书面沟通一般在以下情况使用:项目团队中使用的内部备忘录,或者对客户和非公司成员使用报告的方式,如正式的项目报告、年报、非正式的个人记录、报事帖。书面沟通大多用来进行通知、确认和要求等活动,一般在描述清楚的前提下尽可能简洁,以免增加负担而流于形式。

  口头沟通包括会议、评审、私人接触、自由讨论等。这一方式简单有效,更容易被大多数人接受,但是不像书面形式那样"白纸黑字"留下记录,因此不适用于类似确认这样的沟通。

  在实际操作当中,没有一定之规,项目经理应该根据具体情况,采取不同的方式。从目前使用频率最高的会议、邮件、视频和电话几种沟通方式来讲,如果问题紧急,那么视频或者直接面对面沟通是最有效的。

  4、有效沟通原则

  (1)尽早沟通、主动沟通

  在项目管理中,都知道沟通的重要性,但效果却不明显,似乎总是不到位,由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效沟通关键是尽早沟通、主动沟通。

  尽早沟通要求项目经理要有前瞻性,定期和项目成员沟通,不仅容易发现当前存在的问题,很多潜在问题也能暴露出来。在项目中出现问题并不可怕,可怕的是问题没被发现。沟通得越晚,暴露得越迟,带来的损失越大。

  二、与客户沟通

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