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酒店行政部运作程序及工作流程

更新:2018/2/7  阅读:  栏目:行政管理

酒店行政部运作程序及工作流程提要:以酒店名义的"备忘录"文稿,行政部经理签批后下发。部门撰拟的:部门对部门的"备忘录"带指令性的"备忘录"由指令部门经理签批

文章来自www.FDCEW.com

  酒店行政部运作程序及工作流程

  程序化和规范化及科学管理的要求,行政部操作程序和工作流程主要包括:制作、档案、会议记录、调研报告、信访接待。

  "备忘录"制作程序

  酒店内部文件一律采用"备忘录"格式(对外的联络或报告以其他规定格式);具体程序:交拟、拟议、撰议、审核、用印和封发。

  一、交拟.

  由总经理交拟撰写"备忘录"。撰稿人接受任务时,对撰稿中有关的问题和文项,应主动询问领导,明确指示。

  二、拟议

  拟议包括事先拟定撰稿提纲,收集有关情况,事例,数据等素材,有时还需要调查、咨询、开会、讨论,最后形成撰拟提纲。

  三、撰拟

  "备忘录"稿完成后,应附上"备忘录"初稿,填写其中的"部门"、"致""报""事由""时间""编号"。然后送上级审核。

  四、签发

  以酒店名义的"备忘录"文稿,行政部经理签批后下发。部门撰拟的:部门对部门的"备忘录"带指令性的"备忘录"由指令部门经理签批。部门对本部门内的"备忘录"由部门经理签批

  五、用印与封发

  酒店印章用于对酒店上级主管部门的行文;酒店内部只用于总经理和行政部下发的文件,发文用印,应以总经理签发时签字为依据;总经理,经理印章可在相应的"备忘录"中使用。

  会务组织工作程序

  会议要经过:会议预案、材料准备、开会通知、会间、会后工作的程序。

  一、会议预案

  会议前制定会议预案包括:

  会名→议题→会期→出席人员→议程→会场布置

  二、材料准备

  会议涉及的材料要完整的收集。

  三、会议通知

  会议通知要具备:时间、地点、议题、出席人员。

  四、会前检查

  会议之前做充分检查。

  五、会间服务

  会议期间,主要服务工作有:发放会议有关材料,会间安排茶水等。

  六、会后工作

  A、会议决定。编写会议纪要或简报,上报或下发。

  B、向未到会议的同事传达会议概况和决定。

  C、会议文件立卷归案。

  D、对会议形成的决议,还要协调有关部门落实,并将执行情况报总经理。

  文书档案工作程序

  对文件的管理,归档的工作程序。

  将处理完毕后的公文材料随时按类目上的条款归入卷宗,进行有条理的管理。做好系统排列并按次序编上代号,平时还包括收集文件,检查文件,确定归卷类目等。

  正式立卷与归档有六个步骤:

  A、检查、调整归档卷宗。

  B、排列好卷内公文的顺序。

  B、编写案卷标题。

  C、填写卷内目录和备录表。

  D、填写案卷封皮和装订。

  E、案卷归档。


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