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酒店公司采购稽核

更新:2018/5/23  阅读:  栏目:仓库管理

酒店公司采购稽核提要:当采购的货品不是特殊品,合乎报价资格之厂商为数不少,而系长期需用且亦经常举行询价;但得标厂商总是固定某一家,这可能买卖之间有不当的"默契"

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  酒店公司采购稽核

  —、采购人员之稽核

  采购人员之稽核,其目的在于确保采购人员之行为能符合酒店所确立的规范,并查核有无为自己或他人而牺牲酒店利益的事情,更借此培养采购人员应有的道德观念。

  采购人员之稽核,多以机密之方式进行,因为事关个人品德的问题。担任稽核的人士,除了采购主管必须负行政责任,经常督导所属之言行操守外,为求立场客观,另由酒店内部的稽核人员担任,借以避免采购主管包庇纵容部属之不当行为。

  采购人员之稽核,可从下面一些现象着手,然后抽丝剥茧,自然可以掌握违反行为规范的事实:

  (一)选择错误的采购对象

  若采购人员订购的对象,并非该项货品的专业厂商,或该货品并非订购对象的主要营业项目。譬如小五金(铁钉、砂纸、手工具、棉纱手套……)向大五金行(铁管、钢板、钢筋……)购买,显然"牛头不对马嘴",则可能有弊端存在。

  (二)故意透过中间商购买

  某些货品在国内有总代理或经销商,采购人员不经由此种配销管道采购,而向其他无正式代理配销资格之厂商采购。或者,货品可直接向原制造厂商购买,却经由中间商购入。这两种情形,除非有特殊因素,否则,显然有"图利他人"之嫌。

  (三)采购数量集中一家

  当采购的货品不是特殊品,合乎报价资格之厂商为数不少,而系长期需用且亦经常举行询价;但得标厂商总是固定某一家,这可能买卖之间有不当的"默契",或供应商有"图标"的行为。此外,一次采购同类货品规格有很多种时,如果某厂商之报价,在众多不同规格的货品项目全部皆最低,最后并由其独揽交货数量,则显示采购人员有将竞争厂商报价资料漏露给得标厂商之嫌。

  (四)准购单越级审核

  有些采购主管善尽职责,对各种可能发生的弊端,在审核准购单时多能事先防范与纠正,而使心怀不轨的采购人员几乎无机可乘。居心不良的采购人员可能会利用采购主管出差或请假之时,将准购单越级呈请上级主管签核,以遂其不轨之计谋。因此,采购主管对于未经其亲自审核之准购单,宜于事后细加盘查,则不能发现采购人员违规情形。

  (五)报价单之笔迹与图章可疑

  某些采购人员为"保障"某一供应商得标,可能容许报价厂商提供不实之其他同业的报价单,以图蒙混并符合采购手续(至少有三家以上报价等)。在此情况下,几张不同厂商之报价单之笔迹,有时发现出自同一人;而盖用印信时,故意将"陪标"厂商之地址或电话弄得模糊不清,以防追查。经验丰富眼光锐利的采购主管,会注意这些欲"盖"弥彰的报价单,而追查出"蛛丝马迹"。进而发现弊端。

  (六)生活阔绰行为诡异

  若采购人员与供应商有所勾结,并获取不当利益后,有些人无法掩藏"暴发户"的举止,一改过去"一单食,一瓢饮,居陋巷"的模样,展现"琼浆玉液,居高楼华厦"的气派,而与供应商过从甚密,经常交头接耳,形同"最佳拍档",此种现象,应予注意,并设法深入

  调查该采购人员经办案件,是否有不轨之处。

  (七)黑函检举

  有些供应商不齿采购人员贪婪无厌,可能会以信函举发其强索回扣事情。因此,采购主管及稽核人员即可据以明查暗访,以搜索采购人员的违规行为。

  以上所述,是采购人员违反行为规范的可能途径及事后稽核之道。事后稽核固属必要,但事前防范而予杜绝,才是上策。兹将事前防范方法,介绍如下:

  1、建立价格差异报告制度

  采购人员若处心积虑与供应商勾串,必透过虚抬价格协助供应商获取暴利,然后分享其成。因此,对于新购价格与原购价格之差异,应提出书面报告,并分析说明涨价理由。此项报告制度,一方面除可了解涨价原因,另方面亦有"例外管理"之作用,提醒采购主管特别注意,详加审核。若采购金额较巨,且上涨幅度颇大时,该采购案应送交稽核部门或会计部门评核,甚至应呈请总经理核准,借以排除一切不合理、不合法的涨价行为,遏阻任何可能损害酒店利益的情形发生。

  采购主管或稽核人员若对价格有所疑惑,最好的方法是,私下对未报价的合格厂商秘密查询。若采购人员或供应商对价格"灌水"太离谱的话,经此询问比对,势必原形毕露。

  2、争取供应商的合作

  所谓"道高一尺,魔高一丈",若采购人员与供应商勾结,在采购案件繁多的情况下,作业时的压力迫使采购主管仓促签核,难免百密一疏;而稽核人员一般缺乏专业技巧,搜证不易。因此,若能争取供应商的合作,则稽核工作一定事半功倍。不过供应商为表示绝无勾串,或为防止采购人员将来报复,通常起初多不肯合作。所以,采购主管必须软硬兼施,说之以理,动之以情,必要时申言不惜采取法律行动;否则供应商坚不吐实,稽核工作将半途而废,甚至打草惊蛇。不管是采购主管或稽核人员,在约谈供应商之前,最好能掌握一些线索,然后严加诘问,否则无的放失,势必无功而退。最好是,平日定期造访供应商,建立情谊,以使对方自愿充当"线民",举发采购人员需索无度之劣行。

  二.采购作业之稽核

  前面所述之采购人员的"品德"之稽核,固然重要,但是相对地,也应该注意检讨整个采购作业体系与工作结果,以求建立完美的采购制度,达成酒店机构所赋予采购部门之职责。兹将采购作业之稽核重点,介绍如下:

  (一)采购

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