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某大酒店采购实施细则

更新:2018/7/3  阅读:  栏目:财务管理

某大酒店采购实施细则提要:购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作。对争议不决的有关事宜,其双方进行协调解决

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  某大酒店采购实施细则

  采购部是酒店的一个重要的支出部门,为了保证各部门所需物品的品质和价格的合理性,结合集团总部《招标管理办法》制订采购方式及程序。

  本实施细则适用于非招标类物品。

  总则

  第一条为了搞好酒店采购工作,保证采购到优质廉价的物品,确保经济指标的完成,防止一些不正常事情发生,特制定此细则。

  第二条采购部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持、配合权,但一般不得自行采购。

  第三条所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规

  第四条相关人员在采购、收货过程中,必须遵循职业道德;努力提高业务水平,适应市场经济发展要求;讲究文明礼貌;遵守法律、法规;以酒店利益为重,相互监督,相互配合,共同把好"粮草"关。

  第一节采购申请

  第五条仓库保管员要根据酒店的经营情况,掌握定额指标和日常使用情况,编制年(季、月)的采购计划交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理班子讨论,通过后列入年(季、月)度计划,由酒店财务部具体安排执行。

  第六条凡是仓库储备的项目均由其提出采购申请。申请之前须认真检查库存量、消耗量及编制的采购计划,严格按照预算执行。

  第七条仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前须查询仓库是否有该项物资,或在仓库多余物资中是否有代用品。

  第八条经确认实属必需购买项目,必须由仓库或使用部门按照不同情况提前填写不同类型的申购单,经部门授权主管审批签字后报送采购部。

  1.厨房直接正常消耗食品填写"厨房每日市场订单",一式四联报送采购部。

  2.厨房直接正常消耗食品以外的采购项目填写"采购申请单",一式五联报采购部。

  第九条所有申购单必须用中文(或中英文)填写,并写清楚其规格、型号等条件(或特殊要求)等,以便采购员购买。

  第十条所有采购项目的申请要加强计划性,减少盲目性,提前填写,留有余地。

  1.国外进口项目需提前二至三个月提出申请。

  2.国内加工或订做的项目需视生产周期提前提出申请。

  3.国内常用批量项目需在当年度底提出下年度全年或半年申请计划,分批到货。

  4.国内市场一般项目需提前两周提出申请。

  5.厨房直接正常消耗食品每天下午提出申请,次日上午进货。

  6.特殊项目或紧急项目按有关规定处理。

  第二节采购项目的择商、确认和报价

  第十一条所有"厨房每日市场订单"以外的采购申请单报送到采购部审批后,由采购部经理统一登记后分发给相应采购员,由其具体负责申请单上采购项目的择商、确认和报价。

  第十二条"厨房每日市场订单"直接报送采购部经理,由其具体负责落实采购人员报价后,留存第一联,其余三联返送厨房及收货部。

  第十三条采购人员收到自己分管的申请单后要归纳、分类整理,对其中有疑问的内容要与主管和申报部门授权人及时沟通;在确认无误后,按照要求时限寻找至少三家以上供应厂商,进行业务洽谈;经过酒店择优确定报价填入申请单,并填好总金额、供应厂商名称后上报上级审阅。

  第十四条"国外采购申请单"由采购部经理负责。通常以发电传、传真的方式向香港或国外供应厂商询价;属国家控制进口的项目在询价的同时,向酒店集团采购配送部汇报。

  第十五条供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有,并在报价中注明。

  第十六条对于特殊要求的或需要加工订做的项目,申请部门要作详细说明或提供样品;供方按要求提供样品,并经管理班子授权人确认签字后方可进一步洽谈。

  第十七条采购部对内要主动与使用部门保持密切联系,树立服务意识,熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常作好市场调查研究,掌握市场行情,积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用品;积极主动向管理班子提供市场情况所购物品的策略。

  第十八条所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分了解并掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格并提出质疑,采购部在择商报价中必须认真研究对待,使用部门主动与采购部办理协调配合,对于所掌握的供应厂商情况及购货意向通报采购部,以便由其选定质好价廉服务优的供应厂商。

  第十九条确属疑难采购项目,采购部和使用部门双方必须及时联系沟通或上报酒店集团采购配送部,研究对策。无力解决的必须及时上报领导,不得拖延误事。

  第三节基准单价

  第二十条基准单价的确定按集团总部《招标管理办法》进行。

  第二十一条基准单价的适用范围:蔬菜、肉类、水果、酒水及其它餐饮材料等。

  第二十二条基准单价确定后须报酒店集团采购配送部、审核岗及招标中心备案。

  第二十三条基准单价的上浮及下降,均按集团总部《招标管理办法》执行。

  第四节审批程序

  第二十四条审批程序按集团总部《招标管理办法》执行。

  第五节购买

  第二十五条所有采购项目依据有效订单,原则上由采购部统一购买,其他部门一般不得自行购买。

  第二十六条经审批签字的采购单返回采购部后,由采购部经理统一注册登记后分到采购部有关主管等人。

  1.国外进口订单由采购部经理直接负责订购,通常以邮寄订单、发电传、传真方式订购。同时注明相关单证。

  2.国内采购订单由各主管落实到采购员实施购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂、商及其他要求进行。

  第二十七条在购买过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。

  第二十八条对于期货或供需双方认为必须签约的经济活动,首先要与供应厂、商认真洽谈有关业务的细节,向财务总监

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